Kurland 2 Borettslag

INTERNKONTROLL I BORETTSLAGET

Innledning

  • Internkontroll er systematiske tiltak som skal sikre at borettslaget planlegger, organiserer, og vedlikeholder virksomheten i samsvar med krav fastsatt i helse, miljø- og sikkerhetslovgivningen – HMS.
  • Borettslag er å anse som virksomheter på lik linje med annen næringsvirksomhet, og er derved forpliktet til å innføre og utøve internkontroll.
  • Det er styret i virksomheten (borettslaget) som har ansvaret for å innføre og vedlikeholde Internkontrollsystemet.

  • Borettslaget inngikk i 2013 avtale med BORI om et web-basert internkontrollsystem for oppfølging og dokumentasjon av tiltak i borettslaget. Systemet varsler den ansvarlige når det er tid for et periodisk tiltak. Det gjennomføres jevnlig inspeksjon og vernerunder i bygningen(e) og på eiendommen.

Følgende HMS tiltak er gjennomført den senere tid:

  • I 2012 ble avholdt et informasjonsmøte for alle beberne om brannvern samt delt ut nye røykvarslere med ti års levetid samt brannslokkingsapparat til alle enheter.
  • Borettslaget inngikk i januar 2014 en fullserviceavtale - skadedyr med Anticimex AS for forebygging av skadedyrangrep. Avtalen innbefatter beskyttelse mot og sanering av alle typer skadedyr, både insekter, rotter og mus. 

Referanser

Utgangspunktet for etablering av borettslagets internkontrollsystem er Forskrift om systematisk helse, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (internkontrollforskriften) som trådte i kraft 1. januar 1997. I forskriftens § 2, virkeområde - er det henvist til følgende lover og forskrifter som berører Borettslaget Kurland II:

  • Lov om produktkontroll av 11. juni 1976 nr 0079 med forskrifter 
  • Lov om tilsyn med elektriske anlegg og elektrisk utstyr av 24. mai
  • 1929 nr 4 § 9, jf § 3 med forskrifter 
  • Lov om brannfarlige varer av 21. mai 1971 nr 47 med forskrifter 
  • Lov om eksplosive varer 14. juni 1974 nr 39 med forskrifter
  • Lov om brann- og eksplosjonsvern av 14. juni 2002 nr 20. med forskrifter 
  • Lov om vern mot forurensninger og om avfall (Forurensingsloven), av 13. mars 1981 nr 6 med forskrifter 
  • I Internkontrollforskriften § 5 definerer innholdet i det systematiske helse-, miljø og sikkerhetsarbeidet samt hvordan arbeidet skal dokumenteres.

Det vises også til:

  • Veiledning til forskrift om brannforebyggende tiltak, utgitt av Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap og
  • Veiledning til forskrift om helse-, miljø og sikkerhetsarbeid i virksomheter, utgitt av Arbeids- og sosialdepartementet, Miljødepartementet, Justis- og politidepartementet, Helse- og omsorgsdepartementet.
  • Borettslaget har satt ut vaktmesteroppgavene til eksternt firma, har ingen ansatte og berøres ikke av arbeidsmiljøloven. 

 

Definisjoner 

Internkontroll:

Å påse at krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift overholdes.

Internkontrollsystem:

Systematiske tiltak som skal sikre og dokumentere at aktivitetene utøves i samsvar med krav fastsatt i, eller i medhold av lov eller forskrift. De systematiske tiltakene skal være beskrevet i rutiner, aktivitetsoversikter og sjekklister.

Systemrevisjon:

Systematisk granskning av virksomheten for å fastslå at internkontrollaktivitetene og resultatene av disse stemmer overens med internkontrollsystemet, og at aktivitetene er hensiktsmessige for å oppnå virksomhetens mål for helse, miljø og sikkerhet.

Hensikt og mål med internkontroll

Borettslaget, og borettslagets styre er opptatt av at vår virksomhet ikke skal forårsake ulykker, skade eller tap, at det skal skapes trivsel og trygghet for beboerne i borettslaget og tas hensyn til øvrige i området.

HMS-innsatsen skal:

  • verne om menneskers liv og helse
  • sørge for barns sikkerhet og mulighet for utfoldelse
  • bevare det ytre miljø
  • bevare bygg og anlegg
  • gi informasjon, kunnskap og motivasjon til beboerne

Dette skal skje ved at helse, miljø og sikkerhet planlegges og prioriteres på lik linje med økonomiske og andre tiltak som styret arbeider med. Følgende 5 punkter er sentrale i dette arbeidet:

Kartlegge:
Kartlegge de farer som finnes i omgivelsene og som det ikke er gjort noe for å fjerne. Kartleggingen skal også gi oversikt over tiltak som er gjennomført, og at disse fungerer.

Planlegging og prioritering:
Sette opp handlingsplan som viser hva som skal gjøres når og innenfor hvilke tidsrammer.

Iverksette:
Styret må iverksette tiltakene, og ha rutiner for utbedring av feil og mangler.

Oppfølging: 
Styret må følge opp at tiltak gjennomføres innenfor gitte tidsfrister, og påse at internkontrollen fungerer som den skal.

Mål: 
Målet er å ha innført et internkontrollsystem som tilfredsstiller myndighetenes krav til dokumentasjon og inspeksjon. Informere beboerne om systemet og rutinene, og å gjennomføre revisjoner.

Ansvar:
Det er styret sitt ansvar å innføre og vedlikeholde HMS-tiltakene i borettslaget.
Ansvarsfordelingen i styret defineres i rutiner og aktivitetstabeller.

Elektriske anlegg

Styret har ansvar for:

  • Ettersyn og vedlikehold av elektrisk anlegg og utstyr på fellesområder frem til den enkelte leilighets sikringsskap.
  • Kontroll og oppfølging av vedlikeholdet i garasjene og av motorvarmerne.
  • Styret vil ta initiativ til jevnlige kontroller og samordning av disse, eventuelt også i de enkelte leiligheter.

Andelseier har ansvar for:

  • Ettersyn og vedlikehold av elektrisk anlegg og utstyr fra og med første hovedsikring/inntakssikring i den enkelte leilighet.

Vær oppmerksom på at det i henhold til lovgivning er satt begrensninger i forhold til hva ufaglærte kan utføre av elektrisk arbeid, men for sikkerhetens skyld skal og bør enkle kontroller utføres, se eget avsnitt med informasjon og sjekkliste.

Husk at døren til sikringsskapet skal være lukket og låst, og at det ikke oppbevares papir eller brennbare saker i sikringsskapet.
Kontakt installatør for ettersyn / reparasjon og eventuelle endringer av elektrisk anlegg. 

Husk ”samsvarserklæring” når arbeidet er utført, og at denne skal oppbevares i anleggets levetid, det vil si følge leiligheten. Styret kan be om kopi.
Sikringsskap for garasjer

Styret har nøkkel til sikringsskapene. Ta kontakt med et av styremedlemmene dersom det oppdages feil ved de elektriske anleggene for garasjene.

Informasjon og sjekklister

Dette har du lov til å gjøre selv:

  • Skifte dekselet for koblingsbokser, brytere og stikkontakter, men ikke selve den veggfaste delen.
  • Montere og skifte varmeovner dersom de har bevegelig ledning og støpsel.
  • Koble til eller skifte topolede støpsler i bevegelig ledning til og med 25 A, med og uten jording.
  • Koble til eller skifte topolede skjøtekontakter, apparatkontakter og montere ledningsbrytere.
  • Koble til lampetter, bordlamper etc. med bevegelig ledning, og montere ledningsbrytere.
  • Koble til og skifte lamper som henger i takkrok e.l., tilkoblet med støpsel/-stikkontakt, kronklemme eller "sukkerbit", dersom ikke lampene er å betrakte som en del av den faste installasjonen. Det må være strekkavlastning på selve ledningen, slik at tilkoblingene ikke belastes fysisk.

Sjekkliste

  • Sørg for at alle skrusikringer er godt tilskrudd
  • Sikringer som er så varme at man ikke kan ta på dem kan tyde på overbelastning. Det samme gjelder dersom sikringene går ofte
  • Kontrollere at stikkontakter, ledninger og koblinger ikke er misfarget brune – det tyder på at de er skadet og må kobles fra og skiftes. Lukt av brent materiale er også et faresignal. Tilkall eventuelt en autorisert elektroinstallatør
  • Ved mistanke om alvorlige feil eller skader, må aktuelle apparater/sikringer kobles fra og registrert installatør/elektriker kontaktes.

Gode råd

  • Sjekk regelmessig at batteriene på de lovpåbudte røykvarslerne er i orden. 
  • Slå av kokeplater etter bruk! Anskaff eventuelt komfyr med tidsbryter.
  • Slå av TV-apparater og PC-er og trekk ut støpselet på elektriske apparater med termostatstyring når de ikke er i bruk.
  • Flyttbare vifteovner bør normalt bare brukes under tilsyn
  • Bruk ikke løse lamper og frittstående varmeovner i barnerom eller i rom hvor det er dyr.
  • Elektriske varmeovner skal kobles til kontakten direkte – ikke bruk skjøteledning
  • Tørk aldri tøy på elektriske ovner, og påse at gardiner, håndklær e. l. ikke henger over eller for nær veggfaste ovner.
  • Ved skifte av støpsler e.l. skal du ikke lodde ledningsender før du skrur dem inn. Loddetinnet er plastisk og vil med tiden gi dårlig kontakt med fare for lokal oppvarming.
  • Bruk aldri sterkere pærer enn det lampen er beregnet for. Brunsvidde lampeskjermer er et faresignal! Trenger du sterkere lys, kan du eventuelt benytte sparepærer som har en brøkdel av varmeutviklingen.
  • Hvis du ikke har nok stikkontakter, må du få en registrert elektroinstallatør til å montere flere. Dobbelt- og multikontakter med løse ledninger representerer en risiko.
  • Prøv ikke selv å endre på det faste opplegget. Dette må gjøres av en registrert installatør.
  • Sørg for at elektrisk anlegg og utstyr er godt vedlikeholdt og i forskriftmessig stand. Kontakt registrert installatør / elvirksomhet for å få en sjekk av anlegge.
  • Få oppgradert det elektriske anlegget til å tåle dagens belastning dersom dette er nødvendig.

Brannsikring

Styret har ansvar for:

  • At røykvarsler og brannslukningsutstyr er installert i leilighetene.
  • Brl. Kurland II har installert husbrannslange i alle leiligheter. 
  • Det er et krav at det minst skal være montert en røykvarsler i hver bolig. Styret har kjøpt inn og montert 1 stk. røykvarsler i hver leilighet.

Andelseier har ansvar for:

  • Ettersyn og vedlikehold av røykvarsler, samt bytte av batterier og testing.
  • Husbrannslange/brannslukningsapparater skal kontrolleres minst en gang i året, og det er andelseiers ansvar å kontrollere at tilkopling, kran, slange og trykk er i orden. 
  • For Brannslukningsapparater, se mer informasjon under punktet ”Sjekkliste”
  • Husbrannslager skal testes en gang i året
  • Gjennomgå rømningsveier (vinduer og dører) med husstanden, spesielt barna.
  • Oppbevaring av brannfarlige varer (vare i flytende eller halvfast form med flammepunkt på høyst + 55  C eller brannfarlige væsker uansett flammepunkt) utover tillatt mengde i leilighet eller garasje skal ikke forekomme, se Norsk Brannvern Forening sine nettsider for nærmere informasjon.
  • Andelseier er ansvarlig for at raketter og lignende utstyr ikke benyttes inne på området.
  • Ildsteder kan settes inn eller endres når pipe er satt opp i leiligheten. Dette skal meldes og godkjennes av Nedre Romerike Brann- og Redningsvesen. Kopi av godkjennelse skal leveres styret.
  • Vær oppmerksom på at den enkelte leilighet er å betrakte som en ”branncelle”. Det må ikke gjøres endringer/utføres arbeid som gjør at sikkerheten i den enkelte leilighet og i rekken reduseres.

Sjekkliste

Røykvarslere

  • Dersom boligen din er stor eller består av flere etasjer, bør du ha flere røykvarslere. Det anbefales minst en røykvarsler i hver etasje. Røykvarslerne bør være koblet sammen slik at de varsler samtidig. Alle i huset vil da kunne bli varslet om brann i en annen etasje. Dersom du vil koble sammen røykvarslerne, må du anskaffe varslere som er beregnet for dette. Sammenkoblingen er enkel, så dette kan du gjøre selv.
  • Det finnes to hovedtyper røykvarslere på markedet, ioniske og optiske. Forskjellen ligger i måten de oppdager røyk på. Den ioniske røykvarsleren "lukter" røyk og den optiske røykvarsleren "ser" røyk.
  • Vi anbefaler at man har begge typene, fordi de har ulik reaksjonstid på flammebranner og ulmebranner. I det siste har det kommet røykvarslere på markedet som kombinerer de to teknikkene. Dette er den sikreste løsningen pr. i dag.
  • Plassering av røykvarslere er svært viktig for hvor raskt de reagerer på røyk:
  • Røykvarslere skal monteres på høyeste punkt i taket og minimum 50 cm fra vegg.
  • I fleretasjes hus bør varslerne monteres nærme trappene.
  • Varslerne bør monteres i rømningsveiene, for eksempel i ganger som knytter flere rom sammen.
  • Røykvarslerne skal kunne høres tydelig fra alle rom, selv når alle dører er lukket.

Røykvarslere bør testes minst en gang pr måned og hver gang du har vært bortreist over lengre tid. Slik gjør du det:

  • Sjekk røykvarsleren med å trykke på testknappen. Bruk en pinne eller lignende for å gjøre det enklere å nå opp.
  • Med jevne mellomrom bør du teste med røyk. Du kan f.eks. blåse røyk fra en fyrstikk eller et stearinlys mot røykvarsleren.
  • Dersom røykvarsleren ikke reagerer med nytt batteri, er røykvarsleren defekt og må skiftes ut snarest. Batteriet bør vanligvis skiftes en gang pr år, men det finnes batterier som varer lengre. De fleste røykvarslere lager korte og svake pip når batteriet begynner å bli dårlig. Du må da skifte batteri så snart som mulig. En god løsning er å montere spesielle røykvarslere som kobles til strømnettet.
  • Røykvarslere bør minst en gang i året rengjøres for støv og smuss.

Husbrannslange

  • Slangen skal være fastmontert til en kran og skal rekke til alle rom i huset. Hageslange er ikke godkjent som husbrannslange.
  • Husbrannslangen kontrolleres ved å undersøke om slangen tåler vanntrykk uten å lekke, og ved å se til at koblingskranen fungerer etter sin hensikt.
  • Husk at vann ikke kan brukes til å slokke branner i fettgryter og wok, det samme gjelder for bensin og andre flytende stoffer. Brann i fettgryter og wokpanner slokkes enklest ved å legge på grytelokket og ved å trekke gryten bort fra platen samtidig som strømmen slås av

Brannslukkingsapparat

Eier/bruker har ansvar for at pulve/skum/CO2 rapparatet blir regelmessig vedlikeholdt. Når det gjelder vedlikehold av pulverapparater anbefales det at en følger norsk standard (NS3910). Dette innebærer visuell egenkontroll en gang per kvartal.

Da skal eier/bruker:

  • snu pulverapparatet opp ned slik at ikke pulveret klumper seg / pakker seg
  • sjekke om manometernålen står på grønt 
  • sjekke at plomberingen er hel og ikke borte
  • sjekke at pulverapparatet er uten rust eller skader
  • sørge for at apparatet er lett tilgjengelig og synlig
  • sjekke at det ikke har fremmedlegemer i slangen og ved å bøye på slangen
  • sjekke at den ikke er morken
  • Hvert femte år må apparatet leveres inn til kontroll, og hvert tiende år til service. Kontroll og service må utføres av sertifiserte fagpersoner. Se www.gulesider.no for hvor du kan få kontrollert ditt pulverapparat. 

Kilde: Norsk brannvernforening

Les mer om brannvern og forebygging på Norsk Brannvern Forening sine nettsider: www.norsk-brannvern-forening.no.